Tilknyt afdelinger til Fælleskommunalt Organisationssystem (mapning)

Information om afdelinger og medarbejdere i Sensum skal knyttes til Fælleskommunalt Organisationssystem for, at SAPA kan forstå og vise informationen. At knytte oplysninger sammen som her kaldes også for mapning eller at "mappe op".

Oplysninger fra sagerne bliver først indberettet, når både afdeling og primær ansvarlig på en sag er mappet op til Fælleskommunalt Organisationssystem.

Fælleskommunalt Organisationssystem er et system til håndtering af kommunens organisationsdata. Systemet udstiller korrekte og relevante informationer om medarbejdere og organisationer til fagsystemer - i dette tilfælde SAPA.

I konfigurationen har vi bygget det op på den måde, at du øverst på siden kan angive hvilke FK organisationsenheder, der skal have adgang til Sensum. Nederst på siden skal du på hver afdeling i Sensum angive, hvor sagerne (metadata om sager, journaler og dokumenter) skal registreres i FKI. Disse trin understøtter integrationen til FKI, og giver dermed mulighed for, at medarbejderene kan se oplysninger om sagerne i SAPA.

 

Tilføj relevante organisatoriske enheder fra FKI

  1. Hold din mus over -ikonet for at åbne genvejsmenuen.

  2. Klik på Konfiguration.

  3. Klik på FKI, og klik herefter på Organisation i sidemenuen. Du kommer nu til følgende side:

  1. Øverst på siden kan du redigere nogle generelle konfigurationsmuligheder for FK organisationen. Klik på -ikonet ud for FK Org konfiguration for at ændre på disse konfigurationer. Et popup-vindue åbnes.

  1. Hvis du sætter flueben ud for Tillad synkronisering med FK Organisation, så tillader du, at der må ske en natlig synkronisering med FK Organisation. Du kan ligeledes selv starte denne synkronisering ved at klikke på Synkroniser medarbejdere.

  2. Hvis du sætter flueben ud for Fjern automatisk afdelinger fra medarbejder, så vil medarbejdere sættes som inaktiv i Sensum, hvis disse fjernes fra en afdeling i FK organisation.

  3. I sektionen Indberet journaliserede dokument kan du angive, om du kun ønsker at indberette journaliserede dokumenter til SAPA ved at klikke på -ikonet. Vær opmærksom på, at hvis du slår dette til, så vil det træde i kraft på allerede indberettede dokumenter, og alle ikke journaliserede dokumenter vil blive fjernet fra SAPA ved næste synkronisering.

Følg disse trin for at tilføje relevante organisatoriske enheder fra den kommunale organisation FKI:

  1. Klik på Tilføj relevant enhed øverst på skærmen ud for Relevante organisatoriske enheder fra den kommunale organisation. Et popup-vindue åbnes.

  1. I feltet Vælg FK Org enhed skal du vælge den relevante FK organisation, som du ønsker at give adgang til Sensum. Hvis listen over FK organisationsenheder er lang, kan du benytte feltet FK Org UUID og indsætte UUID på FK organisationen. Så vil systemet automatisk finde den relevante FK organisation for dig. Du kan læse mere om, hvordan du finder UUID længere nede i dette afsnit. Hvis du vælger en FK organisationsenhed i rullemenuen, så vil UUID automatisk blive udfyldt.

  2. I feltet Giver adgang til skal du vælge den/de afdelinger, som FK organisationsenheden skal have adgang til i Sensum.

  3. Hvis du markerer feltet Opret automatisk nye medarbejdere vil systemet automatisk oprette de medarbejdere, der er oprettet af kommunen i den valgte FK organisationsenhed, og de vil dermed automatisk få adgang til de valgte afdelinger i Sensum.

  4. I feltet Primær afdeling skal du vælge den afdeling, der skal være den primære afdeling. Dette er særligt relevant, hvis du i feltet Giver adgang til har valgt mere end én afdeling. I dette felt skal du derfor præcisere, hvilken af afdelingerne, der skal være primær afdeling. Bemærk, hvis du har sat flueben i feltet Opret automatisk nye medarbejdere, så vil dette felt være obligatorisk.

    • Når du valgt en primær afdeling, så vil de resterende afdelinger, du har valgt at give adgang til, blive vist som sekundære afdelinger på de nyoprettede medarbejderes stamkort.

  5. Klik på Gem for at afslutte oprettelsen af FK organisationsenheden.

Synkroniseringen mellem FKI og Sensum sker ved en natlig kørsel. Hvis du har behov for at importen af medarbejdere sker med det samme, så kan du klikke på knappen Synkroniser medarbejdere i tabellen Relevante organisatoriske enheder fra den kommunale organisation. Hvis det er en stor mængde, der skal synkroniseres, så kan synkroniseringen godt tage lidt tid.

  • Vær opmærksom på, at mens synkroniseringen kører, så kan der ikke igangsættes flere synkroniseringer. Du kan dog sagtens arbejde videre i Sensum, mens synkroniseringen kører.

  • Vær opmærksom på, at hvis ikke alle medarbejdere i Sensum er mappet til en organisationsmedarbejder, så vil der ikke kunne synkroniseres med FK organisationen. Det kan du læse mere om her.

Note: Hvis en FK organisationsenhed bliver inaktiv, så vil det vises i Sensum ved, at enheden er overstreget, og der er sat en gul advarselstrekant ud for enheden.

Note: Hvis en FK organisationsenhed ikke anvendes til overførsel af sager, og altså ikke er mappet med en afdeling i Sensum, så kan enheden slettes ved at klikke på -ikonet ud for enheden.

Note: Du kan redigere en FK organisationsenhed ved at klikke på -ikonet ud for den enhed, du ønsker at redigere.

 

Hvis du ikke kan finde afdelingen i rullemenuen til det Fælleskommunale Organisationssystem, kan du søge på afdelingens UUID. Det er en kombination af tal og bogstaver, som du kan du finde i Fælleskommunalt Organisationssystem på afdelingens stamkort ud for feltet "OrganisationsEnhed UUID".

Sådan finder du afdelingens UUID og laver en manuel mapning:

  1. Start med at åbne et nyt vindue i din browser og log ind i Fælleskommunalt Organisationssystem

  2. Klik på fanen Administrativ Organisation.

  3. Find den afdeling, der skal mappes op til afdelingen i Sensum.

  4. Kopier UUID og sæt ind i Sensum i feltet FK Org UUID.

 

Knyt afdelinger i Sensum til Fælleskommunalt Organisationssystem

I tabellen Valg af FK Org. enhed pr. afdeling har du et overblik over alle de afdelinger, du har i dit Sensum system. Næste skridt er nu at registrere, hvor sagerne i Sensum skal registreres i FKI. Det er altså her mapningen mellem Sensum og FKI opsættes. Vær opmærksom på, at det kun er muligt at mappe til de FK organisationsenheder, som der er tilføjet i tabellen Relevante organisatoriske enheder fra den kommunale organisation.

Følg disse trin for at mappe en FK organisationsenhed med en afdeling i Sensum:

  1. Hold din mus over -ikonet for at åbne genvejsmenuen.

  2. Klik på Konfiguration.

  3. Klik på FKI, og klik herefter på Organisation i sidemenuen. Du kommer nu til følgende side, hvor du vil have tabellen Valg af FK Org. enhed pr. afdeling. Her har du et overblik over de afdelinger, der skal mappes med en FK organisationsenhed:

  1. Klik på -ikonet ud for den afdeling, som du ønsker at mappe med en FK organisationsenhed. Et popup-vindue åbnes.

  1. I feltet FK Org. enhed skal du vælge den FK organisationsenhed, som du har tilføjet i tabellen Relevante organisatoriske enheder fra den kommunale organisation, hvor sagerne fra afdelingen skal registreres.

  2. Hvis du markerer feltet Synkroniser afdelingsnavn automatisk, så vil afdelingen i Sensum automatisk få samme navn som FK organisationsenheden.

  3. Klik på Gem for at afslutte mapningen mellem Sensum og FKI.