Send dokumenter fra sag
Du kan sende dokumenter og bilag via Digital post UD til borgere, personlige relationer og leverandører. Hvis ikke modtageren er tilmeldt Digital Post, sendes dokumentet som almindelig mail . I tekniske termer kan du oprette en konvolut, som systemet sender.
Note:
- Alle dokumenter konverteres til PDF.
- Du kan tilføje flere filer, men hvis konvolutten overskrider 100 MB, så kan du ikke sende den.
Forudsætninger
- Den person, der skal modtage Digital post skal være tilføjet under punktet Personlige relationer i sidemenuen på borgers stamkort.
- Hvis du vil sende dokumenter til pårørende, skal den pårørendes CPR-nummer være føjet til dennes stamkort.
-
Note: Systemet kan kun sende digital post til en anden indboks, såfremt der er registreret et CPR-nummer. Hvis der ikke er registreret et CPR-nummer, så vil dokumenterne blive afleveret til fjernpost.
Trin:
- Gå til borgerens sag.
- I sidemenuen skal du klikke på Digital post.
- I værktøjslinjen, skal du klikke på
Ny konvolut. Et popup-vindue åbnes.
- Hvis du ønsker at vælge en modtager, brug dropdown-menuen Vælg modtager:
- Hvis du vælger Samarbejdspartner eller Personlige relationer, så skal du vælge kontakten i dropdown-menuen Modtager.
- Hvis du vælger Leverandør, så skal du vælge en leverandørgruppe og en modtager i dropdown-menuerne.
- I afsnittet Hoveddokument vælger du det dokument i strukturen, der skal være hoveddokumentet. Dokumentnavnet kopieres til feltet Titel, som vises i borgerens indbakke. Titlen kan ændres, så den matcher det, du ønsker.
- Hvis du vil vedhæfte et eller flere bilag, skal du klikke på Tilføj bilag. Klik på dokumenterne i strukturen for at vedhæfte dem.
- Klik
Send via Doc2Mail. Konvolutten oprettes og vises i vinduet efter du har valgt punktet Digital post i sidemenuen.
- Hvis konvolutten ikke er klar til at blive sendt, så kan du klikke på
Gem som kladde. Så kan du redigere og sende konvolutten senere. - Hvis du vil sende dokumentet som en almindelig e-mail, så skal du klikke på
Send via mail. En EML Forkortelse af "Electronic mail". Dette er et e-mail-format, der kan behandles af de fleste e-mail-klienter.-fil oprettes og åbner i dit standard e-mail-program.
Note: Du kan slette en konvolut ved at klikke på 
-ikonet på siden Digital Post.
Note: I forbindelse med afsendelse af aktindsigt kan der være udfordringer med at opnå det krævede format. Det krævede format er stående A4. Udfordringerne skyldes formentlig, at aktindsigt kan være sammensat af flere dokumenter og eventuelt billeder og tabeller. For at sikre, at det krævede format opnås, så kan dokumentet eksempelvis åbnes med Adobe Reader eller online løsninger. Her kan man vælge den løsning, der hedder "Change PDF page size", så det bliver korrekt A4 format.