Journaliser e-mail

Når du modtager en e-mail i Microsoft Outlook, der er relevant for en borger, kan du gemme e-mailen i dokumentmappen for borgeren.

Du skal have følgende installeret for at kunne journalisere en e-mail:

  • Modulet Mailjournalizing skal være installeret.
  • Microsoft Outlook-pluginnet skal være installeret og konfigureret.

Trin:

  1. Åbn Microsoft Outlook.
  2. Åbn den e-mail, du vil arkivere. Det er vigtigt du åbner mailen helt i et nyt vindue ved at dobbeltklikke på mailen.

    –ELLER–

    Du kan klikke på Ny mail i Outlook-båndet for at oprette en ny e-mail, du ønsker at journalisere.
  3. I e-mailvinduet skal du nu klikke på Journalizing øverst.

  1. I rullemenuen Installationer skal du vælge det system i dropdown-menuen, som du vil gemme e-mailen i.
  2. Du kan nu blive mødt af et login vindue. Her skal du blot indtaste brugernavn og adgangskode for det valgte system.

  1. I rullemenuen Borger, skal du vælge den borger, hvor du ønsker at gemme e-mailen.
  2. I rullemenuen Mappe kan du vælge hvilken mappe, mailen skal gemmes i. Hvis du ikke vælger en mappe, vil mailen blive arkiveret i standardmappen.

Note: Det er kun muligt at vælge en mappe, hvis du har Nuxeo dokumentmodulet installeret. Du kan kontakte supporten, hvis du ønsker at skifte fra dit nuværende dokumentmodul til Nuxeo dokumentmodulet.

  1. Du kan navngive dokumentet ved at angive et navn i feltet Emne. Hvis du ikke angiver et navn, så vil den journaliserede mail kun blive navngivet med dato og tidspunkt.
  2. Hvis e-mailen indeholder vedhæftninger, så vil disse altid blive inkluderet i mailjournaliseringen som standard. I dette tilfælde vil der blive oprettet en ny undermappe i den valgte mappe for journaliseringen. Mappen vil have samme navn, som du har angivet i feltet Emne, og heri vil både mailen og vedhæftningerne blive gemt.
    • Hvis du ikke ønsker at inkludere vedhæftningerne i mailen i journaliseringen, så skal du aktivt fjerne markeringen ud for den enkelte vedhæftning.
    • Hvis du ikke ønsker at inkludere vedhæftningerne i mailen i journaliseringen, så vil mailen blive gemt i den valgte mappe. Der oprettes altså i dette tilfælde ikke en undermappe, hvori mailen bliver gemt.
  3. Klik på knappen Upload mail for at gemme e-mailen på den valgte borger. Når du har klikket på upload, så er journaliseringen gennemført, når der står OK ud for knappen Upload mail.

Note:  

  • Hvis journaliseringen fejler, så modtager du en fejlbesked. Den skal du bruge, når du ringer til supporten for EG Digital Welfare på +45 7260 2618.
  • E-mailen gemmes som MSG-fil (Outlook e-mailformat). Hvis den indeholder vedhæftninger, som ikke kan sendes til Statsarkivet, gemmes e-mailen ikke.
  • Det er også muligt at journalisere mails i dokumentmappen for inaktive sager.
  • En farvekode i Outlook indikerer, at en mail er blevet journaliseret. Farvekoden varierer alt efter dine Outlook-indstillinger.

Relaterede hjælpeemneikonRelaterede hjælpeemner